Succesfactoren & Learnings van introductie Legal Event Management oplossing

Een succesvolle introductie van een Event Management oplossing in de juridische sector leverde niet alleen concreet resultaat op voor de klant, maar ook learnings voor anderen.

Auteur: Ron Wallegie, Managing Consultant & Practice Lead Legal


Onlangs hebben wij een Event Management oplossing gerealiseerd bij een klant uit de juridische sector door Dynamics 365 en ClickDimensions gecombineerd in te zetten. De oplossing ondersteunt het proces omtrent het beheren van evenementen waardoor men nu onder andere de volgende zaken eenvoudig kan realiseren:

  • ontwerpen en publiceren van aanmeldformulieren
  • versturen van uitnodigingen
  • verwerken van aan- en afmeldingen van genodigden
  • automatisch genereren van marketinglijsten op basis van aanmeldingen
  • automatisch genereren van activiteiten die voor het evenement uitgevoerd dienen te worden
  • verwerken van wijzigingen in contactgegevens die door de cliënten zijn ingevuld
  • automatisch genereren van presentielijsten en puntregistratielijsten.

Succesfactoren en learnings

De oplossing is inmiddels succesvol geïntroduceerd. In dit artikel delen we de belangrijkste factoren die een rol hebben gespeeld bij het goed aan laten sluiten van de technologie bij de bestaande wensen en die ervoor zorgden dat gebruikers daadwerkelijk met het nieuwe systeem aan de slag zijn gegaan.

Een cruciaal punt in het realiseren van een succesvolle introductie van een nieuw CRM systeem is aandacht besteden aan het creëren van betrokkenheid en draagvlak binnen alle lagen van de organisatie. Via klankbordgroepen zorgt men ervoor dat belangrijke stakeholders (van partners tot secretaresses en fee earners) de mogelijkheid krijgen om input te leveren op basis waarvan het systeem kan worden ingericht. Belangrijk is om hierbij niet direct te spreken over de in te zetten technologie, maar te focussen op de uitdagingen waar medewerkers in de praktijk mee worden geconfronteerd. De frustraties die mensen bij hun dagelijkse werkzaamheden ervaren, zijn een goede basis om de discussie over het inzetten van een CRM systeem te starten.

Door de concrete voordelen van het systeem blijvend onder de aandacht te brengen, kan men het momentum vasthouden en de betrokkenen keer op keer bevestigen dat men de juiste keuze heeft gemaakt:

  • contactgegevens die steeds uitgebreider en meer up-to-date zijn omdat meerdere mensen hieraan werken en de gegevens ook met externe systemen kunnen worden gesynchroniseerd
  • eenvoudige analyses van beschikbare data maken gerichtere en meer efficiënte marketingcampagnes mogelijk. Als je bij de selectie van de genodigden bijvoorbeeld kijkt voor hoeveel omzet de verschillende cliënten de afgelopen periode hebben gezorgd, kun je vervolgens bewust een beslissing te nemen of men deze juist wel of niet uitnodigt
  • automatisch gegenereerde rapportages die inzicht geven in de commerciële activiteiten van de diverse partners waarop al dan niet kan worden bijgestuurd
  • eenmalig lijsten samenstellen en controleren en in het vervolg alleen nog de wijzigingen of aanvullingen hoeven controleren.

Ook zichtbare betrokkenheid van de partners van het kantoor vóór, tijdens en na het project zorgen ervoor dat medewerkers zien dat zij achter dit initiatief staan en welke doelstellingen zij hiermee willen realiseren. De medewerkers zelf worden op grotere schaal geïnformeerd door een interne communicatiecampagne, compleet met promotiefilmpje, -posters en prijsvragen voor grootgebruikers van het systeem. Door het aanstellen van zogenaamde ambassadeurs voor het project, houdt het projectteam goed feeling met hoe het systeem door de organisatie wordt geaccepteerd en hoe men de introductie van nieuwe functionaliteit het beste aan kan pakken.

Met een zogenaamde ‘Big Bang’ aanpak wordt beperkte functionaliteit na initiële tests op grote schaal  geïntroduceerd, gevolgd door een stapsgewijze uitbreiding waarbij men voortbouwt op behaalde successen. Men kan er hierbij al dan niet voor kiezen om de data in het oude systeem gedeeltelijk niet over te nemen om met een zo schoon mogelijke lei te beginnen. Bij trainingen voor gebruik van het systeem is het belangrijk om de informatieoverdracht compact en gericht te houden en deze zo laagdrempelig mogelijk aan te bieden, bijvoorbeeld via de mobiele telefoon.


Belangrijkste learnings van dit traject
:

  • Zorg voor blijvende en zichtbare betrokkenheid van het bestuur van de organisatie.
  • Zorg voor draagvlak binnen de organisatie door direct en indirect betrokkenen goed te informeren en uitgebreid input te vragen op basis waarvan het systeem kan worden ingericht. Schiet hierbij niet met hagel, maar benader mensen op een persoonlijke en voor hen relevante manier.
  • Praat bij introductie niet over de techniek, maar benoem frustraties die mensen in de praktijk ondervinden en geef aan hoe de in te zetten technologie hiervoor oplossingen biedt.
  • Houd dingen simpel en laagdrempelig in gebruik zodat u vervolgens op de initiële goede ervaringen kunt doorbouwen.
  • Zorg ervoor dat grote en kleine successen en voordelen van het systeem goed worden belicht.


Resultaat

De introductie van de Event Management oplossing levert vele voordelen op. Er is sprake van een efficiënt proces wat door iedereen (verplicht) wordt gevolgd. In dit proces wordt de klant centraal gesteld en behoudt men overzicht over wie, wat met welke klant doet. Door te gaan werken met één centraal systeem met gegevens over contactpersonen, wordt het sneller geaccepteerd dat men informatie over contacten in de database deelt waardoor er een optimaal klantbeeld ontstaat. Door de inzet van marketing automation tool ClickDimensions is het aantal e-mails dat daadwerkelijk aankomt bij de ontvanger enorm vergroot. Betrokken medewerkers beschikken over persoonlijke dashboards waardoor ze direct inzicht hebben in het succes van hun eigen activiteiten die ze waar nodig tijdig kunnen bijsturen. De cliënten zijn meer betrokken bij de evenementen doordat zij feedback kunnen geven en gegevens kunnen beïnvloeden als ‘extra genodigden toevoegen aan een evenement’.

Ron.JPG

Auteur: Ron Wallegie, Managing Consultant & Practice Lead Legal

Deel deze informatie:

  • linkedin
  • facebook
  • twitter

Reacties

Er zijn nog geen reactie's

Plaats een reactie