Vijf veel voorkomende Event managementproblemen en hoe je deze kunt oplossen

Veel bedrijven organiseren events om op die manier een verbinding aan te gaan met de klant en/of potentiële klant. Het organiseren, plannen en succesvol uitvoeren van zo’n evenement kan een ingewikkeld proces zijn. Er zijn veel details waar rekening mee gehouden moet worden. Denk bijvoorbeeld aan het maken van evenementpassen, registratielijsten en het coördineren van locaties en sponsors. Echter, met behulp van een doordacht plan en het gebruik van de juiste tools, is het organiseren van een event een fluitje van een cent.

De valkuilen: waar moet je zéker rekening mee houden?
Men zegt weleens, voorbereiding is het halve werk en voor een event professional geldt dat zeker! Hoe gestructureerd je ook werkt, onverwachte incidenten zullen zich altijd voordoen. Voorkomen is beter dan genezen, maar met welke valkuilen moet je zéker rekening houden?

1. Budget! – Teveel uitgegeven of te weinig geld?
Op een gegeven moment komt elke eventmanager dit fenomeen weleens tegen; het budget is op. Komt dit omdat er te veel geld is uitgegeven of is er te weinig gebudgetteerd? Dit vraagstuk is helaas niet nieuw. Tijdens het plannen en organiseren van een event is het idee ‘Spend as you go’ niet de beste strategie. Het opstellen van een evenementbudget en beslissen waaraan en “hoe” het geld wordt uitgegeven is cruciaal. Vooraf onderzoek doen naar de benodigdheden voor het event en de daarbij behorende geschatte kosten uiteenzetten én bijhouden zorgt ervoor dat je grip krijgt op de uitgaven.

2. Location, location, location – Waar organiseer je het event?
Het uitzoeken van de perfecte locatie is misschien wel één van de belangrijkste onderdelen in de planning. De locatie bepaalt niet alleen het thema voor het evenement maar ook de daaropvolgende details: Is de locatie geschikt voor het aantal gasten en zijn er genoeg parkeerplekken? Wordt er gefaciliteerd in technische producten zoals projectoren of gratis Wifi? Enzovoorts. Al deze elementen voegen een waarde toe aan het evenement en dus is het van belang om dit op voorhand uit te zoeken zodat je zowel rekening kunt houden met de planning als met het budget.

3. Details en Samenwerking– De kleine dingen niet overwegen en/of vergeten
Op voorhand probeer je rekening te houden met de vele details die bij het organiseren van een evenement komen kijken. Het overkomt ons allemaal weleens, je vergeet net die ene kabel mee te nemen waardoor je de laptop niet kunt aansluiten op de beamer. Oeps!
Het toewijzen van taken aan het team, en opvolgen hiervan, is dus belangrijk. Het zorgt ervoor dat het team productief blijft en voorkomt dat op het laatste moment kleine details over het hoofd worden gezien.

4. De klok blijft altijd tikken – In tijdnood komen
“We hebben nog genoeg tijd”, een uitspraak die je maar al te vaak hoort in de maanden of soms zelfs weken voor het evenement. Tijdens de evaluatie van het evenement hoor je daarentegen vaak “Waarom zijn we niet eerder begonnen?”.
Om precies dat te voorkomen is het raadzaam om zo snel mogelijk doelstellingen voor de korte- en lange termijn te schetsen en deze ook te plannen. Hierin zit over het algemeen een overzichtelijke tijdlijn waarop je taken moet uitzetten voor het team. Een tijdige planning voor de organisatie van een groot event zou er bijvoorbeeld zoals onderstaand uit kunnen zien.

• 1 jaar voor het event – Definieer doelen, evenementenplanning, schema's en het budget
• 8 maanden voor het event - Zorg dat de locatie, sprekers en onderwerpen worden bepaald en bekijk de doelen opnieuw
• 6 maanden voor het event – Bekijk het budget opnieuw, verfijn de doelen nogmaals en herbevestig alle sprekers en andere stakeholders
• 4 maanden voor het event – Afronden van de uitnodigingsstrategie (e-mails, web, social media, belrondes etc.)
• 2 maanden voor het event – Begin met uitnodigingen van de gasten
• 1 maand voor het event – Bevestig de deelnemerslijst en ga verder met evalueren indien nodig. Stuur komende weken een "herinnering" naar de gasten om ervoor te zorgen dat ze het doel van het evenement en alle relevante informatie weten

5. Crowd control – Te veel mensen
Gefeliciteerd! Je marketingstrategie is succesvol gebleken en veel (potentiële) klanten hebben zich aangemeld voor het event. Maar hoe ga je ervoor zorgen dat de menigte zich zal verspreiden over de verschillende sessies tijdens het evenement?
Sessie registratie is hiervoor een goede oplossing. Als je hiervoor online sessie registratie gebruikt kun je vooraf het maximumaantal deelnemers definiëren en kun je de reeds voltooide inschrijvingen monitoren. Sessies zijn dan niet overvol en eventuele opvolging is ook eenvoudiger. 
Aanvullend is het interessant een event-app te gebruiken. Daarmee blijven deelnemers betrokken bij de sprekers door middel van het volgen van discussies en kunnen ze direct input geven op vragen.

Krijg grip: Kies de beste tool om het organiseren van het event in de juiste banen te leiden
Het kiezen van de juiste Event Managementsoftware voor je bedrijf is geen eenvoudige opgave. Er zijn immers zoveel aanbieders, prijzen en features. Het is belangrijk om in kaart te brengen wat je wensen zijn. Wat vind je belangrijk…Mobile? Inschrijvingen opvolgen en beheren? Of misschien wel integratie met CRM? Kies de tool die het meest aansluit bij je wensen maar houd zeker ook rekening met een solide software-infrastructuur die binnen jouw organisatie al reeds aanwezig is.

Eenvoudige en betrouwbare Event Managementsoftware, misschien geïntegreerd in je CRM-systeem
Naast de grotere aanbieders is er sinds het voorjaar van 2018 een nieuwe speler bijgekomen, Microsoft. Met de release van Dynamics 365 for Marketing bieden zij nu een al-in-one multi-channel marketing tool die aansluiting vindt op de gehele Microsoft suite.

Dynamics 365 for Marketing is gebouwd met drie uitgangspunten; gebruiksgemak, flexibiliteit en uitgebreide mogelijkheden. Het stort zich met een zeer concurrerende oplossing in de wereld van de Email Marketing, Marketing Automation en Event Management Software. In een notendop zijn de mogelijkheden van Microsoft Dynamics 365 for Marketing te vatten in vier hoofd functionaliteiten; Multi-channel marketing, Lead Management, Event Management en generieke marketing tooling.

Nieuwsgierig naar Microsoft Dynamics 365 for Marketing?
Als Microsoft gold gecertificeerde partner organiseert House of Engagement op 30 oktober 2018 een webinar waarin dieper wordt ingegaan op Dynamics 365 for Marketing. Tijdens een 30 minuten durende demo krijg je een eerste indruk van Dynamics 365 for marketing, zie je hoe het werkt en worden de voordelen van de software benadrukt.
Weten hoe Dynamics 365 for Marketing kan helpen in het dagelijks werk van een event manager of marketing professional? Meld je dan aan voor het webinar

 

House of Engagement - Marijn van Haperen Microsoft Dynamics CRM.png

Auteur: Marijn van Haperen

Deel deze informatie:

  • linkedin
  • facebook
  • twitter

Reacties

Er zijn nog geen reactie's

Plaats een reactie